Wist je dat alle succesvolle evenementen iets gemeen hebben? Ze zijn namelijk allemaal met de grootste zorg georganiseerd en ademen daardoor structuur en succes uit. Iets wat jij ook zomaar zou kunnen bereiken, mits je de goede voorbereidingen treft. En aan de goede dingen denkt in aanloop van jouw evenement of congres. De grote vraag is natuurlijk: ‘Waar moet je dan aan denken en hoe zorg je dat een evenement organiseren door middel van afspraken succesvol wordt?’
Een evenement organiseren begint bij je gasten
Een evenement organiseren doe je deels voor jezelf, maar vooral voor je gasten natuurlijk. Stel daarom je gasten centraal bij het organiseren van je evenement. Zij zijn uiteindelijk de mensen die er iets van moeten vinden. Identificeer welke gasten er komen en welke type gasten dit zijn. Zijn er bijvoorbeeld gasten die kinderen hebben, gasten met een bepaalt dieet of geloof of gasten die moeilijk te been zijn. Al deze factoren bepalen voor een groot deel de locatie en het type evenement dat jij wilt gaan organiseren.
Type evenement en de locatie
Het type evenement dat jij wilt gaan organiseren en de evenementen locatie waar je deze wilt gaan organiseren moeten dicht bij elkaar staan. Eigenlijk moet de locatie gewoon perfect aansluiten bij de sfeer van je evenement. Of de sfeer die je probeert te bereiken. Een technologie evenement zou bijvoorbeeld heel goed passen bij een industriële locatie. En een zakelijk evenement past goed in een business center.
Bereikbaarheid
Wanneer je wilt dat je evenement organiseren succesvol is en enigszins druk bezocht wordt is het belangrijk dat je locatie goed te bereiken is. Hou er rekening mee dat niet alle locaties met alle type vervoer goed te bereiken zijn. Komen er bijvoorbeeld veel mensen met de trein? Kies dan een locatie die dichtbij het station ligt, met de auto? Dichtbij de afrit van een snelweg. Alles om ervoor te zorgen dat het congrescentrum van jouw keuze goed bereikbaar is.
