Wanneer je een congres gaat organiseren op een externe locatie, zijn er een aantal zaken waar je maar beter wel op kunt letten. Je dient verschillende afspraken te maken, te letten op de wensen van je gasten, maar bovendien moet je denken aan de ligging van de locatie en de stad waarin deze zich bevindt. Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden bij het uitkiezen van jouw congreslocatie. In deze blog leg ik jou uit waar je rekening mee moet houden bij je zoektocht naar een goede locatie.
Ligging congreslocatie
De geografische ligging van de locatie is zeer belangrijk. Je wilt namelijk niet dat mensen ellendig lang moeten rijden en toeren om jouw evenementenlocatie of congreslocatie te bereiken. Breng daarom goed in kaart waar je gasten vandaan komen. Kies vervolgens een locatie uit die centraal ligt tussen deze adressen. Dit kun je vrij succesvol realiseren door de woonplaatsen te markeren op een kaart van Nederland door middel van prikkers en vervolgens draadjes tussen deze prikkers te spannen. De plek waar de meeste draadjes kruizen is de perfecte plaats voor jouw volgende evenement. Waarschijnlijk zul je uitkomen op een congreslocatie midden Nederland.
Drukte in de stad
Dit gaat hand in hand met de bereikbaarheid van de locatie. Je wilt niet alleen dat je gasten niet ellendig lang moeten rijden, maar ook niet dat ze de locatie niet kunnen bereiken doordat het extreem druk is in de stad waar jij je evenement of congres gaat organiseren. Dus doe vooraf onderzoek naar andere festiviteiten op de dag van je congres.
Andere evenementen
Het is utopisch om te denken dat een evenementenlocatie kan draaien op één evenement per dag. Dus de kans is groot dat de locatie andere evenementen gepland heeft staan op de dag van jouw evenement. Hou hier dan ook rekening mee. Wanneer er op de dag van jouw congres een luidruchtig feest plaatsvindt, is het misschien een goed idee om te kijken naar een andere locatie.
Succes!
Als laatste wil ik jou heel erg veel succes wensen bij het organiseren van je evenement. Belangrijk is dat je goede afspraken maakt met de congreslocatie.
