Bij het organiseren van een congres of evenement komt zeer veel kijken. Hoe weet je van te voren of je voldoende uitnodigingen stuurt en of er wel genoeg mensen komen. Of hoe weet je dat de locatie die je wilt kiezen de allerbeste locatie is die ook nog het best te bereiken is. Via deze blog zal ik je helpen bij het organiseren van het perfecte congres of evenement. Daarom zonder verder gedoe: hierbij vijf belangrijke tips waar je aan moet denken bij het organiseren van een congres:
Tip #1: Nodig voldoende mensen uit
De meest gemaakte fout bij het organiseren van congressen en evenementen is het versturen van onvoldoende uitnodigingen. Niemand vindt het leuk om in een half lege zaal te staan. Nodig daarom altijd net iets meer mensen uit dan je van plan bent. Ook al zeggen mensen dat ze komen, ze komen lang niet altijd en ze zeggen al helemaal niet altijd af.
Tip #2: Maak een draaiboek
De meeste evenementen en congreslocaties bieden een aparte eventmanager aan die samen met jou een draaiboek gaat maken. Een draaiboek voor het organiseren van een congres is super belangrijk, omdat anders de kans groot is dat je als een kip zonder rond rent tijdens het congres of evenement. Maak daarom een draaiboek waarin precies staat wat er op de planning staat en hoe laat dit moet gebeuren.
Tip #3: Maak gebruik van verschillende zalen
Bijna iedere locatie waar je congressen of evenementen kunt organiseren heeft de mogelijkheid het congres te verdelen over meerdere zalen en subzalen. Maak hier altijd dankbaar gebruik van, want het hele congres in één ruimte houden kan op gegeven moment nogal gaan vervelen. Hou je gasten wakker door af en toe van zaal te wisselen, zo blijven ze bewegen en dus alerter.
Tip #4: verstuur je uitnodiging op tijd
Zeker bij het organiseren van een congres in de zakelijk markt is deze tip relevant. Mensen zijn tegenwoordig steeds drukker en dit zie je terug in de hoeveelheid vrije tijd die ze hebben. Kortom: hun tijd is kostbaar. Wanneer je een gedeelte van hun tijd wilt is het belangrijk dat je uitnodigingen op tijd verstuurd zodat je alvast een plaatsje in hun agenda kunt bemachtigen. Vergeet trouwens niet net voordat het congres plaatsvindt nogmaals een uitnodiging te versturen.
Tp #5: Kies een centrale locatie met voldoende parkeergelegenheden
Wat is er nu vervelender dan je gasten geen veilige parkeerplek kunnen bieden. Zorg daarom altijd voor voldoende parkeergelegenheden en check dit nogmaals bij de locatie waar je het congres of evenement gaat houden. Zorg ervoor dat je gasten zo dicht mogelijk bij de locatie kunnen parkeren en dat de parkeergelegenheid goed te bereiken is.
Tot slot bij het organiseren van een congres
Wanneer je al deze tips meeneemt weten wij zeker dat je congres of evenement een daverend succes wordt! Ow en als allerlaatste tip! Vergeet niet ook een beetje te genieten.
