Hoe vaak moet jij een evenement organiseren of congres? De meeste organisatoren doen dit vaker dan één keer. Vaak worden mensen apart ingehuurd voor het organiseren van een evenement of congres. Zeker voor dit soort mensen is het handig om zoveel mogelijk van te voren al te regelen. Denk hierbij aan de leverancier, collega’s uitnodigingen etc. Er komt bij het organiseren van een congres of evenement een heleboel kijken. Dus om stress te vermijden of in ieder geval zoveel mogelijk te vermijden kun je maar beter zoveel mogelijk dingen van te voren geregeld hebben. Via deze blog help ik je om zo gestructureerd mogelijk aan de slag te gaan met je evenement of congres. Hoe? Met een evenementen draaiboek/checklist natuurlijk.
Dus nu zonder verder gedoe, alles wat zonder meer nodig is bij een goede voorbereiding van jouw volgende congres.
Voordat je begint met een evenement organiseren
Zelfs voordat je echt begint met een evenement organiseren moet je al met een boel dingen rekening houden. Een goed congres organiseer je alleen wanneer je alles van te voren goed afbakent. Begin met het beschrijven van je idee in voor jou begrijpelijk Nederlands, spiegel dit met je budget en ga dan pas bedenken wat je allemaal binnen dit budget wilt. Uiteraard zul je hiervoor een aantal offertes aan moeten vragen bij bijvoorbeeld: leveranciers, licht en geluidmensen en van een gedegen congreslocatie.
Draaiboek samenstellen
Bedenk van te voren wat er allemaal moet gebeuren en wat er kan gebeuren. Zorg dat je alle mogelijke scenario’s beschrijft in een duidelijk en overzichtelijk geheel.. Bedenk je bijvoorbeeld in hoeverre dingen extreem mis kunnen gaan. Wat je doet wanneer mensen vroegtijdig weglopen of wanneer je mensen kwijt bent door het splitsen van ruimtes. Gebruik je sowieso zalen en subzalen dan is het handig precies op te schrijven wanneer je een bepaalde groep opsplitst en wat wie deze mensen opvangt. Op de dag van het congres of evenement deel je dit draaiboek uit en zorg je dat alle sprekers en gasten een eigen versie ontvangen.
Tijdens het evenement
Zorg dat alles zoveel mogelijk verloopt als in het draaiboek voorgesteld is. Natuurlijk kan het gebeuren dat er dingen net even anders gaan. De leverancier kan bijvoorbeeld niet op komen dagen of er komen ineens minder gasten. Raak dan niet in paniek, zorg dat je van te voren een back-up plan hebt voor het geval er iets mis gaat. Bedenk je goed dat de gasten van je congres niet precies weten hoe het congres of evenement zou moeten verlopen.
Succes
Vergeet niet ook een beetje plezier te maken tijdens je evenement organiseren. Geniet ervan en vraag ook eens om een referentie. Een goed georganiseerd congres kan je helpen met je carrière in de evenementenbranche. Waar gezien en gezien worden de absolute waan van de dag bepaalt.
